دانش می تواند در سطوح مختلفی كه در زیر می آید تعریف گردد. ابتدا لازم است تفاوتی بین دانش درونی و برونی قایل شویم. دانش درونی مطابق با نیازهای خاص یك سازمان است، در حلالی كه دانش برونی در سطح عمومی تر قرار دارد و برای استفاده موثر درون یك سازمان لازم است با ویژگی های آن تطابق داده شود. این امر باید در مواجهه با دانش بین سازمانی مورد توجه قرار گیرد كه لازم می دارد دانش، با مناسبات سازمان دریافت كننده تطابق یابد.

در مرحله بعد، سطوح دانش در یك سازمان می تواند نسبت به جنبه های زیر تمیز داده شود:

 

1- در اختیار دارنده دانش:

كه شامل فرد، گروه و سطوح سازمانی می شود. بر خلاف دانش فردی، دانش گروهی شامل دانش تركیب شده مثلاً یك تیم است به شكلی كه فراتر از مجموع دانش تك تك اعضای تیم شكل می گیرد، چرا كه انواع مختلفی از دانش كه توسط اعضای مختلف عرضه می شود خود منجر به ایجاد منبعی جدید از دانش می گردد. سطوح سازمانی خود نمایانگر نوع خاصی از دانش گروهی است كه دانش شكل گرفته توسط تمام اعضای یك سازمان را تعریف می كند به عبارتی همان دانش الحاقی به كل فرایند كاری است.

دانش سازمانی كل توانایی ها و مهارت های تخصصی یك سازمان می شود و تمامی فعالیت های مختلفی را كه در آن صورت می پذیرد در بر می گیرد.

 

2- گستردگی دانش:

كه دارای دو جنبه افقی و عمودی است.

تفاوت های دانش از نظر سلسله مراتب عمومی را می توان به طور مثال با تفاوت های نیاز كاركنان یك كارخانه از نظر دانش با نیاز مدیران بیان نمود بسته به نوع موضوع از نظر جریان افقی، می توان به عنوان مثال مدیریت كیفیت (QM) و مدیریت منابع انسانی (HRM) را در سطوح اجرایی و تحقیق و توسعه (R&D) طراحی محصول و توسعه محصول را در سطح عملیاتی نام برد.

 

3- نهایتاً دانش می تواند از دیدگاه عمق آن بررسی گردد.

بنابر این آگاهی اولیه و ابتدایی از مسایل، توانایی در اعمال داده ها به شرایط معین و انتخاب و انجام عمل مناسب، سطح پایه دانش است كه برابر است با درك صحیح یك شخص از نقش خود در یك سازمان. دانش در این مرحله به سوی جزئی تر شدن و تخصصی شدن می رود. این امر سطح بالاتری از دانش را مد نظر قرار می دهد برای مثال درك دقیق از تك تك فرآیندهای جزئی در ماشین های پیچیده مانند منابع انرژی اتمی و نیازها از نظر عمق دانش بستگی به سطح گستردگی آن دارد. یعنی در سطح مدیریت ارشد، در مورد فرآیندهای جزئی، دانش كمتری مورد نیاز است تا در مورد كل سازمان و از دید واحدهای تولید كننده این امر حالت عكس دارد.

  با توجه به تعاریف و مفاهیم ارائه شده در مراحل قبل، ذکر این سوال در این مرحله مناسب به نظر می رسد که، چرا در اکثر سازمانها به مبحث مدیریت دانش اهمیت داده می شود.
برخورد هوشمندانه با منابع دانش ، عاملی موثر و مهم در موفقیت سازمانها به شمار می‌رود . در بیان دلایل اهمیت مدیریت دانش به موارد زیر را مورد توجه قرار می‌دهیم :
1- دانش موتور تولیدكننده درآمد است .
 2- دانش یك دارایی مهم و استراتژیك سازمانیست .
 3- رشد روزافزون مشاغلی كه بر پایه ایجاد و استفاده از دانش قرار دارند .
4- همگرایی فناوریهای اطلاعات و ارتباطات و ظهور ابزارهای نوین در این زمینه .
5- كاهش شكاف علمی - اقتصادی میان كشورهای غنی و فقیر .
6- اشتغال‌زایی ؛ بگونه‌اییكه به عنوان نمونه ، در سال 2002 هشتاد درصد شاغلان در پستهای مرتبط با دانش ، در كارهای خدماتی سازمانهای پیشرفته ، مشغول به كار بوده‌اند .
7- ایجاد ارزش افزوده قابل توجه با بكارگیری مدیریت دانش .
و اما نبود مدیریت دانش در سازمان ، مشكلات و زیانهایی نظیر موارد ذیل به همراه خواهد داشت :
1- عدم وجود نشانه‌های ابداع و ابتكار .
2- عدم اولویت‌بندی و استفاده از انواع دانش .
3- عدم مشاهده دانش خارجی .
4- عدم جذب دانشگرهای جدید .
5- عدم استفاده از مدیریت سیستمهای اطلاعاتی .
6- مخفی و سیاسی كردن اطلاعات .
7- ایجاد شكاف در سازمان در نتیجه ایجاد فاصله كارشناسان .
8- احتكار دانش به جای ازدیاد آن .
9- فراموش شدن موارد مهم و اساسی سازمان .
10- استفاده محدود از دانشهای موجود .
11- نبود مستندات در خصوص تجربیات به دست آمده .
12- سیستم انگیزشی نامناسب برای تسهیم دانش و توسعه آن . و بسیاری موارد اینچنینی دیگر كه بر اهمیت بكارگیری مدیریت دانش دلالت نموده‌اند .

با دانستن مفهوم دانش و تبیین اهمیت وکاربرد گسترده آن در حیطه های مختلف مدیریتی، در این مرحله به مقوله مدیریت دانش پرداخته می شود.
 كمی بیش از ده سال از عمر ابداع مفهوم كلی مدیریت دانش می‌گذرد و در این مدت ، تعاریف گوناگونی در این خصوص ارائه گردیده كه هر یك ابعادی از این موضوع را نمایش می‌دهند . در این گام به بیان مهمترین این تعاریف می‌پردازیم :
 مدیریت دانش ، كسب دانش درست برای افراد مناسب در زمان صحیح و مكان مناسب است ، به‌گونه‌ایكه آنان بتوانند برای دستیابی به اهداف سازمان ، بهترین استفاده را از دانش ببرند . (پت‌رش)
مدیریت دانش ، بنایی سنجیده ، صریح و اصولی برای تجدید و استفاده از دانش در جهت افزایش تاثیر و بازگشت دانش مربوط به سرمایه دانشی است . (ویگ)
 مدیریت دانش ، شامل مراحل تسخیر اجتماع دیدگاههای خبرگان و متخصصان یك شركت در هر جاییكه باشند (در بانك اطلاعاتی ، بر روی كاغذ و یا در اندیشه نیروها) و پخش آن در هر جاییكه به سود بیشتری بینجامد ، می‌باشد . (هی بار)
 مدیریت دانش ، با تجزیه‌وتحلیل و شناسایی دانش لازم و سودمند درگیر بوده و در پی برنامه‌ریزی چندبعدی و كنترل مناسب در توسعه سرمایه‌های دانش ، در جهت برآورده كردن اهداف سازمانیست . (مكنتاش)
 مدیریت دانش ، خط‌مشی‌های اصولی را برای یافتن ، درك كردن و استفاده از ارزش و ایجاد ارزش ، معین می‌نماید . (ادل)
 مدیریت دانش ، رسمی‌سازی و دسترسی به تجربه ، دانش و دیدگاههای استادانه را كه قابلیتهای جدید ، قدرت كارایی بالاتر ، تشویق نوآوری و افزایش ارزش مشتری را در پی داشته باشند ،‌ هدف قرار می‌دهد . (بكمن)
 مدیریت دانش ، دانستن ارزش دانش ، فهم اطلاعات سازمان ، استفاده از سیستمهای تكنولوژی اطلاعات و ارتباطات به منظور حفظ ، استفاده و كاربرد دوباره دانش می‌باشد . (مدیریت اسناد ، OIC)
مدیریت دانش ، مدیریت اطلاعات و داده به همراه مهار تجربیات ضمنی و نهایی افراد جهت تسهیم ، استفاده و توسعه توسط سازمان است كه به بهره‌وری بیشتر سازمان منجر می‌گردد . (KMTOOL)
 مدیریت دانش ، برای برآورده‌سازی نیازهای سازمانی از قبیل سازگاری ، بقا و توانایی منحصر بفرد در برابر تغییرات پیوسته و روزافزون می‌باشد . مدیریت دانش شامل فرایندهای سازمانی است كه به دنبال پیوستن و نیروزایی ظرفیتهای عملیاتی اطلاعات ، داده‌های تكنولوژیهای اطلاعاتی و ظرفیت نوآوری و خلاقیت انسان می‌باشند . (شبكه بیزتك)
 لازم است تا به مدیریت دانش به عنوان یك طرح مدیریتی یكپارچه نگریسته شود كه بر هدفهای استراتژی تمركز دارد ، بر محورهای كسب و كار حركت می‌نماید و از تكنولوژی اطلاعات یاری می‌گیرد.
 در مدیریت دانش می‌باید كل‌نگری مدنظر قرار گیرد ؛ بدین معنا كه نظریه‌پردازی صرف ، بدون در نظر گرفتن نحوه كاربرد آن در عمل ؛ یا به عكس ، تنها توجه به عمل و تمركز بر یك مساله خاص ، هر دو كل‌نگری در خصوص مدیریت دانش را تضعیف می‌نمایند .
 با توجه به مطالب ارائه شده، در یک جمع بندی با یک تعریف جامع در این خصوص این قسمت را به پایان می بریم.
 مدیریت دانش ، فرایند كشف ، كسب ، توسعه و ایجاد ، نگهداری ، ارزیابی و بكارگیری دانش مناسب در زمان مناسب توسط فرد مناسب در سازمان است كه از طریق ایجاد پیوند میان منابع انسانی ، فناوری اطلاعات و ارتباطات و ایجاد ساختاری مناسب برای دستیابی به اهداف سازمانی صورت پذیرد .

شناخت واژه ها و اصطلاحات هر حوزه ای، گامی ابتدایی و ضروری برای ورود به آن حوزه و درک مناسب آن می باشد. یکی از مباحثی که امروزه علاقه مندان بسطاری را به مطالعه در آن حیطه مشغول ساخته، مبحث دانش و مدیریت دانش می باشد. با توجه به کاربرد گسترده واژه دانش در حیطه های فلسفه، روانشناسی و جامعه شناسی، منظوری که از این واژه در مبحث مدیریت دانش برداشت می شود دیدی متفاوت و کاربردی به این کلمه می باشد.
تاكنون مفهوم‌شناسی در رابطه با واژه دانش در مدیریت به شكلی فراگیر صورت نپذیرفته است . (Wiegard,1996)
در هر حال ، آنچه مسلم است آنست كه می‌توان با آشنایی با تعاریف گوناگون ، ابعاد و مصادیق این امر را بیشتر شناخت و آن را بهتر به كار گرفت . در این راستا ابتدا به ارائه تعاریف گوناگون در خصوص واژه دانش پرداخته می شود.
تعریف دانش :
دامنه تعاریف ارائه شده در مورد دانش ، از كاربردی تا مفهومی و فلسفی و از نظر هدف ، محدود تا گسترده را شامل می‌شود . برخی تعاریف دانش به شرح زیرند :
دانش ، اطلاعات كاربردی و سازماندهی شده برای حل مسائل است . (ولف)
دانش ، اطلاعاتی سازماندهی و تجزیه‌وتحلیل‌شده است كه می‌تواند قابل‌درك و نیز كاربردی برای حل مساله و تصمیم‌گیری باشد . (تورین)
دانش ، شامل حقایق و باورها ، مفاهیم و اندیشه‌ها ، قضاوتها و انتظارات ، متدولوژی (روش‌شناسی) یا علم اصول و نحوه انجام فنون است . (ویگ)
دانش ، مجموعه‌ای از نگرشها ، تجربیات و مراحلیست كه به صورت درست و صحیح ، كنار یكدیگر قرار گرفته‌اند ؛ ازین‌رو راهنمای مناسبی برای افكار ، رفتارها و ارتباطات می‌باشد . (روم.ون دراسپك و اسپیكروت)
دانش ، استدلال در باب اطلاعات و داده‌ها برای دستیابی به كارایی ، حل مسائل ، تصمیم‌گیری ، یادگیری و آموزش است . (بكمن)
دانش سازمانی ، اجتماعی از سرمایه‌های متمركز انسانی ، سرمایه‌های استعدادهای فكری و سرمایه‌های ساختار می‌باشد . (بروكینگ)
دانش سازمانی ، به اطلاعات پردازش‌ شده و جاسازی شده از جریانات عادی و مراحلی كه قابلیت اقدام دارند و نیز دانش به دست آمده به وسیله سیستمهای سازمانی ، مراحل ، تولیدات ، قوانین و فرهنگ اطلاق می‌گردد .